Muchos hemos experimentado momentos en los que sentimos que nuestras tareas y pendientes nos sobrepasan y no sabemos por dónde empezar o, quizás sí hemos logrado organizar nuestra agenda, pero por algún motivo, al final del día resulta que no pudimos alcanzar nuestro objetivo. ¿Qué fue lo que falló?
Priorizar para organizar.
No siempre se tiene control sobre la carga de tareas que debemos cumplir, así que lo mejor es organizarlas por orden de prioridad. Esto puede parecer sencillo a primera vista, sin embargo, te encontrarás con que debes concluir dos actividades con una misma fecha límite o te toparás con correos inesperados durante el día o nunca faltará la llamada que debe ser atendida urgentemente.
Gestionar correctamente un recurso tan valioso como es el tiempo puede tener un impacto muy significativo en los ámbitos profesional y personal y, para ayudarte a asignar un orden de realización de tus tareas, te comparto una herramienta muy útil que lleva el nombre de un brillante estratega militar.
La matriz de Eisenhower.
Dwight David Eisenhower fue una de las mentes que planificaron e hicieron posible el famoso Día D, el desembarco más significativo de los ejércitos aliadas en Normandía, Francia, en 1944 durante la Segunda Guerra Mundial, asalto que contribuiría enormemente a su victoria sobre las fuerzas del eje. Esta y otras demostraciones de habilidad para gestionar el tiempo hicieron que numerosas personas, entre ellos el escritor estadounidense Stephen Covey, se interesaran en sus métodos de organización, lo que dio como resultado el nacimiento de la matriz que lleva su nombre.
Tal vez no tengas que planificar un movimiento militar, pero las tareas en general pueden organizarse bajo los mismos conceptos: Importancia y Urgencia.
- Lo importante. Se refiere a lo que repercute directamente en las metas que estableciste previamente. Pregúntate, ¿esto me acerca o me aleja de mi objetivo?
- Lo urgente. Es aquello que debe atenderse de manera inmediata o en el menor tiempo posible.
Bajo estas dos premisas evaluaremos las actividades por hacer asignándoles uno de los cuadrantes bajo los siguientes criterios:
- Urgente e Importante. Aquí se ubican las tareas a realizar primero, ya que su ejecución tiene consecuencias directas en el objetivo inicial.
- Importante pero no urgente. Son tareas que debes atender, pero no es necesario que se haga de manera inmediata por lo que puedes asignarles un plazo y liberar tiempo para lo urgente.
Sugerencia: mantén vigiladas estás tareas ya que eventualmente llegarán a ser urgentes. - Urgente pero no importante. Se trata de tareas que demandan tu atención, pero no inciden directamente en el cumplimiento de tu objetivo. Vale la pena que verifiques si es una actividad para ti o puedes delegarla.
- Ni urgente, ni importante. En esta categoría podemos ubicar a todas las actividades que más que tareas, son distractores que podemos destinar para momentos de tiempo libre.
Una vez que has definido tus objetivos y clasificado las tareas que la jornada presenta, podrás determinar por dónde comenzar y hacia dónde dirigir tu atención y recursos. Es una manera sencilla de comenzar a poner orden y facilitar tu estrategia hacia el éxito en tu empresa.
Escrito por: Luis Ángel Pérez
